Als manager assistent ondersteun je het directiesecretariaat van AFS. Je ondersteunt de algemeen directeur onder meer bij sollicitatieprocedures, personeelsadministratie, facturatie, subsidiedossiers, voorbereiden van bijeenkomsten zoals de Algemene Vergadering of het bestuursweekend.
In opdracht van de directeur ondersteun je ook de administratie van de lopende AFS rekruteringsprocessen, zowel naar jongeren (deelnemers aan onze internationale programma’s) als gastgezinnen toe. Hiervoor werk je nauw samen met de Program Consultant (rekrutering en opvolging internationale uitwisselingsprogramma’s) en de directeur organisatie-ontwikkeling (hosting-programma’s- gastgezinrekrutering).

Je bent verantwoordelijk voor het telefonisch en fysiek onthaal op het AFS-kantoor in Mechelen op woensdag, donderdag en vrijdag.

Wij zoeken

Diploma:

Minimaal een diploma secundair onderwijs bij voorkeur in een administratieve, logistieke of onthaal opleiding. Een bachelor in een soortgelijke richting strekt tot aanbeveling, maar relevante ervaring telt evenzeer.

Kennis en vaardigheden:

  • Goede kennis van het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling
  • Sterk en klantvriendelijk in telefonisch onthaal
  • Goede kennis van het Engels, zowel schriftelijk als mondeling
  • Ervaring in officemanagement
  • Kunnen werken met de courante Office-toepassingen
  • Ervaring in het werken met planningstools en databases
  • Administratief accuraat, ordelijk en gestructureerd
  • Sterk timemanagement (goed in het respecteren van deadlines)

Gedragscompetenties

  • Je bent sociaal vaardig, klantvriendelijk en legt vlot contacten.
  • Je neemt gemakkelijk initiatief en weet hoe om te gaan met stresssituaties.
  • Je bent ondernemingsgezind en niet bang van verandering en innovatie:  je ziet eerder de opportuniteiten dan de problemen.
  • Je werkt vlot in teamverband en kan ook zelfstandig je plan trekken.
  • Je bent collegiaal en flexibel als de goede (samen)werking dit vereist.
  • Je bent leergierig.
  • Je bent feedbackgericht.
  • Je bent oplossingsgericht.

Strekt tot aanbeveling:

  • Ervaring in het werken met vrijwilligers of zelf vrijwilliger zijn (geweest)
  • Ervaring in het organiseren van evenementen
  • Basiskennis IT-apparatuur

Wij zoeken een sociaal vaardige en vlotte persoon die zowel zelfstandig als in teamverband kan werken. Iemand die zeer klantvriendelijk is en weet hoe mensen aan telefoon verder te helpen. We zoeken iemand die zelfredzaam en probleemoplossend is, die gestructureerd en analytisch werkt en die nauwgezet met deadlines omgaat.  We hebben iemand nodig die praktisch is aangelegd en een hands-on mentaliteit ten toon spreidt.

Je werkt standaard 3 dagen (woensdag, donderdag en vrijdag) op het AFS-kantoor in Mechelen (vlak over het centraal station van Mechelen) van 9.00u tot 17.00u.

Voorwaarden

  • Je bent flexibel waar het werken met vrijwilligers en programma-deelnemers dat vereist, ook als dit een sporadisch afwijken van je kernuren vereist.
  • Je gelooft dat in de huidige samenleving en wereld ‘ globalisering’ en ‘superdiversiteit’ zowel een uitdaging als een opportuniteit en meerwaarde zijn en wilt je bijdrage leveren om iedereen de kans te geven een actieve wereldburger te worden.

Wij bieden

  • Een 60% job in een dynamische regionale en internationale werkomgeving.
  • Een gevarieerde job met veel kans tot eigenaarschap en verantwoordelijkheid.
  • De kans om in een internationale context zowel dichtbij (Benelux) als veraf (het hele internationale AFS netwerk) mee te werken aan een relevante missie.
  • Een rechtvaardige regeling inzake vakantie en overuren.
  • Een eerlijke verloning met volledige terugbetaling woonwerk-verkeer. Een contract van onbepaalde duur volgens barema A2 (PC 329.1), maaltijdcheques ter waarde van € 7/dag, maximaal eco-, cultuur en sportcheques, een groepsverzekering en een hospitalisatieverzekering.

Richt je CV en motivatiebrief uiterlijk op 14 juli 2022 aan Caroline Steyaert via [email protected]. De eerste selectieronde bestaat uit een schriftelijke proef en kort gesprek op 18 of 19 juli. Je hoeft hiervoor niet in België te zijn. Indiensttreding is voorzien asap.

AFS draagt gelijke kansen en diversiteit hoog in het vaandel. Competenties van mensen zijn doorslaggevend, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.

Ga terug naar de vacatures

AFS draagt gelijke kansen en diversiteit hoog in het vaandel. Competenties van mensen zijn doorslaggevend, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.

AFS in België en Nederland bestaat uit 3 regionale kantoren die deel uitmaken van een wereldwijd netwerk dat jongeren en gezinnen via interculturele leerervaringen een open blik op een multiculturele en geglobaliseerde wereld wil bieden. AFS is een vrijwilligersorganisatie die hiertoe internationale uitwisselingen organiseert voor jongeren en jongvolwassenen en zich inzet om samen met actieve vrijwilligers en onderwijsinstellingen ook in de Benelux bij te dragen aan een respectvolle en rechtvaardige samenleving. In België en Nederland zetten meer dan 750 vrijwilligers zich in om dit doel te bereiken.