In het shared service center van AFS in België en Nederland zoeken wij een nieuwe collega om ons team te versterken als programma assistent.
Als nieuwe collega maak je deel uit van een klein, professioneel team dat elkaar ondersteunt, versterkt en uitdaagt. Het team bestaat uit Frans- en Nederlandstaligen, ieder spreekt in zijn eigen moedertaal. We beheren de ‘backoffice’ van de 3 regionale AFS kantoren in Nederland, Vlaanderen en Wallonië: we verzorgen de administratie van de (Uitwisselings-)programma: visa, travel, verzekeringen, boekhouding, marketing, online communicatie.

  • Wil je graag mee met ons groeien en van ons shared service center een geoliede machine maken?
  • Ben jij een doorzetter die zowel autonoom als in groep vlot werkt, die zelfredzaam en probleemoplossend is en graag bijspringt waar nodig?
  • Werk je graag samen met mensen in een regionale en internationale context?
  • Is je moedertaal Frans of Nederlands en kan je aardig aan de slag in de andere landstaal? (of ben je bereid je hierin te bekwamen)
  • Ga jij graag de uitdaging aan om in een tweetalig team te werken?
  • Wordt je ook gelukkiger van een gevarieerd takenpakket in een dynamische omgeving waarbij je elke dag op een andere manier het verschil kan maken?
  • Deins je er niet voor terug om dingen uit te proberen en gaandeweg bij te sturen?
  • Ben jij uitstekend in timemanagement en werk je gestructureerd?
  • Kan je jouw weg vinden in het verwerken van facturen en een website updaten?
  • Vind je makkelijk je weg in verschillende Excels/sheets en kan je goed een overzicht bewaken?

Is het antwoord op de meerderheid van deze vragen volmondig ja? Dan ben jij de persoon die we zoeken om ons team tijdelijk te versterken!

Hoe ziet jouw job er uit?

  • Je maakt deel uit van een klein team, waarin iedereen een expertise heeft en ondersteunt je collega’s bij procedures en administratieve taken
  • Je zorgt voor de opvolging, voorbereiding en de organisatie van ‘hosting’, studenten die jaarlijks van over de hele wereld naar België en Nederland komen voor een uitwisseling
  • Je ondersteunt (en waakt over) verschillende procedures zoals visa, verzekeringen, terugbetalingen
  • Je maakt aanpassingen in het Salesforce-platform van onze deelnemers
  • Je hebt contact met leveranciers over betalingen en aankopen
  • Je houdt het programma-aanbod ‘sending’ (voor jongeren uit de Benelux die naar het buitenland willen) van de 3 regio’s mee up to date op basis van input die je van het team krijgt
  • Je staat mee in voor het updaten en onderhouden van de 3 regionale websites

Wat verwachten wij van jou?

  • Je hebt minimaal secundair diploma bij voorkeur in boekhouding, personeelswerk, administratie of toerisme.
  • Je gelooft dat in de huidige samenleving en wereld ‘globalisering’ en ‘superdiversiteit’ zowel een uitdaging als een opportuniteit en meerwaarde zijn en wilt je bijdrage leveren om iedereen de kans te geven een echte actieve wereldburger te worden.
  • Kennis en vaardigheden
    • Je bent sterk in alle Office & Google toepassingen
    • Je bent administratief sterk en goed in het beheren en presenteren van informatie
    • Een gevariëerd takenpakket geeft jou extra energie
    • Je hebt een goede kennis van de andere landstaal FR/NED zowel mondeling als geschreven of bent bereid je er verder in te bekwamen.
    • Je kan vlot je plan trekken in het Engels.
    • Je hebt ervaring zowel met het boeken als met het opmaken van facturen
    • Je hebt ervaring met zakelijk werken in een vrijwilligersomgeving;
  • Gedragscompetentie
    • Je kiest bewust voor een job in een non-profit sector
    • Je bent in staat opdrachten goed en binnen het vooropgezette tijdskader af te werken en behaalt je deadlines;
    • Je geeft proactief aan wanneer een taak niet duidelijk is, meer informatie nodig is of een opdracht niet binnen het gezette tijdsframe kan afgehandeld worden;
    • Je werkt ordelijk, stipt en zeer gestructureerd;
    • Je ziet de opportuniteiten eerder dan de problemen;
    • Je bent sterk in je eigen timemanagement en in zelfzorg;
    • Je bent collegiaal en flexibel als de goede (samen)werking dit vereist;
    • Je neemt gemakkelijk initiatief en weet hoe om te gaan met stresssituaties;
  • Pluspunten
    • Ervaring met Salesforce
    • Ervaring met werken in een internationale context
    • Ervaring in de reis- of transport-sector (visa, travel,…)

Wat mag je van ons verwachten?

  • De mogelijkheid om in een internationale context zowel dichtbij (België en Nederland) als ver weg (het hele internationale AFS-netwerk) bij te dragen aan de missie van AFS die vandaag relevanter is dan ooit.
  • Je werkt structureel 1x per week vanuit Brussel en 1x per week vanuit Mechelen. Je mag twee dagen per week telewerken, indien de werking op het kantoor of de dienstverlening naar klanten toe hierdoor niet in het gedrang komen.
  • Een afwisselende job met veel mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en verantwoordelijkheid, in een 100% dynamische en internationale werkomgeving.
  • Een toffe en informele teamstructuur
  • Een correcte verloning volgens PC 329
  • Maximaal extra-legale voordelen (op eenvoudig verzoek op te vragen)

De organisatie

AFS in België en Nederland bestaat uit 3 regionale kantoren die deel uitmaken van een wereldwijd netwerk dat jongeren en gezinnen via interculturele leerervaringen een open blik op een multiculturele en geglobaliseerde wereld wil bieden. AFS is een vrijwilligersorganisatie die hiertoe internationale uitwisselingen organiseert voor jongeren en jongvolwassenen en zich inzet om samen met actieve vrijwilligers en onderwijsinstellingen ook in de Benelux bij te dragen aan een respectvolle en rechtvaardige samenleving. In België en Nederland zetten meer dan 1000 vrijwilligers zich in om dit doel te bereiken.

Ons team staat in voor verschillende backoffice processen die de programma’s van AFS in België en Nederland ondersteunen. Wij dragen zorg voor processen als visa, travel, verzekeringen, boekhouding, marketing, online communicatie.

Geïnteresseerd?

Richt je cv én motivatie (!) uiterlijk op 17 juli naar [email protected] tav Thibault Hendrikx. De eerste selectieronde bestaat uit een schriftelijke proef en kort digitaal gesprek.

Indiensttreding is bespreekbaar, maar als het van ons afhangt, starten we graag 1 september 2022

AFS vindt gelijke kansen en diversiteit erg belangrijk. De competenties van mensen zijn bepalend, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.