Het AFS Solution Center (ASC) is de centrale dienst die de backoffices-processen van de drie regionale AFS-kantoren in de Benelux verzorgt. De Programma Manager van het ASC ontwikkelt en onderhoudt in nauwe samenwerking met de directeur van het ASC en de directeurs en besturen van de regionale AFS kantoren in Franstalig België (AFS BFR), Vlaanderen (AFS BFL) en Nederland (AFS NED), de operationele programmaprocessen binnen het ASC.

De opdracht situeert zich binnen 7 Opdracht– en Verantwoordelijkheidsdomeinen:

  1. Programma-implementatie: Het operationaliseren van nieuwe programma’s (het coördineren van de daarbij horende processen, communicatie, informatie, marketing, …).
  2. Coördinatie Sending- en Hosting-programma’s: Het opvolgen en dagelijks bijsturen van de lopende programma’s, de dagelijkse programma-communicatie met AFS- en 18+-partners, het beantwoorden van programma-gerelateerde vragen van partners en vanuit de regionale kantoren.
  3. Ontwikkeling 18+programma-portfolio en relatiebeheer 18+ programma partners: De samenstelling van een aantrekkelijk programma portfolio voor de 18+-markt (jongvolwassenen). Het creëren van een interessant aanbod aan vrijwilligerswerk, voortgezette studies, stages en specifieke GAP-year programma’s in lijn met de noden van de Belgische/Nederlandse markt.
    Het onderhouden van de relaties met de aanbieders van deze programma’s voor jongvolwassenen.
    Het opvolgen van de Europese subsidiedossiers voor 18-30-jarigen zoals ESC, het onderhouden van relaties met de zend- en gastpartners binnen deze Erasmus+-programma’s. 
  4. CRM (SalesForce) support: Het verder evalueren en bijsturen van recent geimplementeerde leadmanagement en customer relation management processen voor de 3 (BFL/BFR/NED) regio’s. In samenwerking met het development team van AFS International. 
  5. Riskmanagement: Het jaarlijks updaten en activeren van de riskmanagementprocessen die AFS International aan de verschillende lokale AFS-partners oplegt.
  6. Het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van alle programma-platformen, -dashboards en -tools: Het zorgen voor een optimale backoffice met efficiënte processen en tools. De vertaling en  implementatie van door AFS Internationaal ontwikkelde digitale ondersteuningstools/platforms/dashboards.
  7. Back-up voor Travel en Visa-processen en diensten: De back-up van de verantwoordelijke visa- en travel (voor de aan onze programma’s gerelateerde travel- en visa-processen). 

Diploma en ervaring

Minimaal een bachelordiploma (of gelijkgesteld door ervaring).

Kennis en vaardigheden

  • Je bent sterk in alle Officetoepassingen.
  • Je bent administratief sterk en goed in het beheren en presenteren van informatie. 
  • Je hebt een goede kennis van de andere landstaal FR/NED taal zowel mondeling als geschreven.
  • Je hebt een goede kennis van de Engelse taal zowel mondeling als geschreven.
  • Je hebt ervaring met sales binnen een social profit omgeving.
  • Je hebt ervaring met zakelijk werken in een vrijwilligersomgeving.
  • Je hebt een basiskennis marktonderzoek.
  • Je hebt een basiskennis van leadmanagement en CRM.
  • Je kent de leefwereld van jongeren van 15 tot 30 jaar.
  • Je bent sterk in zakelijk schrijven en strategisch schrijven voor overheden.

Gedragscompetentie

  • Je bent in staat zelfstandig te werken, een planning op te maken en die efficiënt in te vullen.
  • Als proactieve analist volg je resultaten op, stel je correctieve acties voor en weet je prioriteiten te stellen.
  • Je bent een goede actieve en analytische luisteraar.
  • Je weet mensen te overtuigen in multifunctionele teams.
  • Je werkt ordelijk en stipt.
  • Je bent zowel feedback- als oplossingsgericht.
  • Je ziet de opportuniteiten eerder dan de problemen.
  • Je bent sterk in je eigen timemanagement en in zelfzorg.
  • Je bent collegiaal en flexibel als de goede (samen)werking dit vereist.
  • Je kunt strategie en doelstellingen omzetten in concrete acties: m.a.w. je kunt de AFS-programmastrategie vertalen in concrete acties en projecten.
  • Je neemt gemakkelijk initiatief en weet hoe om te gaan met stresssituaties.
  • Je bent sociaal vaardig, legt vlot contacten en kunt je aanpassen aan verschillende soorten mensen en ploegen.

Strekt tot aanbeveling

  • Je hebt kennis van en ervaring met EU-subsidie projecten in het bijzonder binnen Erasmus+.
  • Je hebt ervaring met het werken binnen een vrijwilligerscontext en/of bent zelf als vrijwilliger actief (geweest).
  • Je bent op de hoogte van de actuele AFS-werking en –missie.
  • Je hebt ervaring met het werken in of voor een Nederlandse organisatie/stichting/bedrijf.

Voorwaarden

  • Je werkt op het AFS-kantoor in Mechelen of Brussel met de mogelijkheid tot 2 dagen thuiswerk.
  • Je engageert je tot sporadisch avond- en weekendwerk en bent flexibel waar het werken met vrijwilligers en internationale partners dat vereist.
  • Deze job wordt deels geleid door seizoens-pieken die maken dat de mogelijkheden tot vakantie van 1 september tot en met 1 maart buiten de kerstvakantie beperkt zijn (afhankelijk van de behaalde doelen) en in die periode extra flexibiliteit vereist kan zijn.
  • Je gelooft dat in de huidige samenleving en wereld ‘ globalisering’ en ‘superdiversiteit’ zowel een uitdaging als een opportuniteit en meerwaarde zijn. Je wilt je bijdrage leveren aan onze ‘Learning-to-live-together’-agenda en werken aan een wereld waarin iedereen de kans krijgt om een actieve wereldburger te worden.

Wij bieden

  • Een 100% sleutel-job in een dynamische en internationale werkomgeving.
  • Veel vrijheid, een gevarieerde job met veel kans tot eigenaarschap en verantwoordelijkheid.
  • De kans om in een internationale context zowel dichtbij (Benelux) als veraf (het hele internationale AFS netwerk) mee te werken aan een relevante missie.
  • Deel uitmaken van een professioneel team in België en Nederland dat elkaar steunt, versterkt en uitdaagt.
  • De kans om internationaal te leren en deel uit te maken van een wereldwijd netwerk van collega’s in dezelfde functie.
  • Een creatieve vrijwilligersomgeving waar je met veel kans tot eigen initiatief vrijwilligers kan doen leren en excelleren. 
  • Een flexibele arbeidsduurregeling en een rechtvaardige regeling inzake vakantie en overuren.
  • Een eerlijke verloning met een rechtvaardige compensatie voor thuiswerk en werk gerelateerde verplaatsingen. Een contract van onbepaalde duur volgens PC 329.01 of PC 329.02 met maximale extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, ….

Kandidatuur

Bezorg ons je CV en motivatiebrief uiterlijk op 22 november gericht aan Caroline Steyaert via [email protected]. De eerste selectieronde bestaat uit een schriftelijke proef en een kort online gesprek eind november. De tweede en laatste ronde bestaat uit een opdracht en job interview begin-midden december. Indiensttreding is voorzien zo snel als mogelijk.

AFS draagt gelijke kansen en diversiteit hoog in het vaandel. Competenties van mensen zijn doorslaggevend, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.