Jij bent de ondersteunende kracht van het vrijwilligers- en educatieteam van AFS Low Lands.
Je beheert de administratie van stafleden, vrijwilligers en programma-deelnemers in zowel regio Vlaanderen als regio Nederland. Je bent verantwoordelijk voor het updaten en beheren van onze database.

Je staat in voor de administratie van de verschillende hosting- en sendingkampen die AFS als deel van zijn internationale programma’s zowel in Vlaanderen als Nederland organiseert. Je zorgt er ook voor dat deze oriëntatiekampen logistiek feilloos worden voorbereid en zorgt op bepaalde activiteiten voor ondersteuning ter plaatse.

Je staat in voor de administratieve en logistieke opvolging van nationale vrijwilligersinitiatieven zoals vormingsdagen en -weekends. Je volgt de inschrijvingen op, onderhoudt het contact met de betrokken vormingscentra, verzamelt het materiaal, regelt de catering, zorgt voor de lokaal- en/of slaapkamerverdeling …

Je zorgt gedurende het hele proces voor een accurate opvolging zodat elk evenement van inschrijving tot slot zo vlot mogelijk verloopt. Voor dit soort events werk je nauw samen met je collega’s en met de AFS-vrijwilligers.

Je zorgt voor de administratieve en logistieke ondersteuning van grote promo-events waar AFS regionaal vertegenwoordigd is of van de nationale ‘Werelddelen’-dag die AFS zelf in Vlaanderen organiseert (een halfjaarlijkse, nationale info- en belevingsbeurs).

Je staat in voor het dagelijks gebouwbeheer, het officemanagement (bestellingen, het stockbeheer, een ordelijke opslag van alle materialen) en voor nazichten apparatuur zoals de jaarlijkse nazichten brandweer en alarmcentrale,…
Je beheert het IT-patrimonium (samen met de externe consultant die AFS hiervoor heeft aangesteld).

Wij zoeken

Diploma: Minimaal een diploma secundair onderwijs bij voorkeur in een administratieve, logistieke of onthaal opleiding. Een bachelor in een soortgelijke richting strekt tot aanbeveling, maar relevante ervaring telt evenzeer.

Kennis en vaardigheden

  • Goede kennis van het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling
  • Goede kennis van het Engels, zowel schriftelijk als mondeling
  • Ervaring in officemanagement
  • Kunnen werken met de courante Office-toepassingen
  • Handig met kantoorapparatuur
  • Ervaring in het werken met planningstools en databases
  • Administratief accuraat, ordelijk en gestructureerd
  • Sterk timemanagement (goed in het respecteren van deadlines)
  • Basiskennis IT-apparatuur
  • Ervaring in het werken met vrijwilligers of zelf vrijwilliger zijn (geweest)
  • Ervaring in het organiseren van evenementen

Gedragscompetenties

  • Je bent sociaal vaardig, klantvriendelijk en legt vlot contacten.
  • Je neemt gemakkelijk initiatief en weet hoe om te gaan met stresssituaties.
  • Je bent ondernemingsgezind en niet bang van verandering en innovatie:  je ziet eerder de opportuniteiten dan de problemen.
  • Je werkt vlot in teamverband en kan ook zelfstandig je plan trekken.
  • Je bent sterk in je eigen timemanagement en in zelfzorg.
  • Je bent collegiaal en flexibel als de goede (samen)werking dit vereist.
  • Je bent leergierig.
  • Je bent feedbackgericht.
  • Je bent oplossingsgericht.
  • Je gelooft in de kracht van vrijwilligers en handelt daarnaar.

Wij zoeken een sociaal vaardige en vlotte persoon die zowel zelfstandig als in teamverband kan werken. We zoeken iemand die zelfredzaam en probleemoplossend is, die gestructureerd en analytisch werkt en die nauwgezet met deadlines omgaat. Iemand die graag met vrijwilligers werkt en voldoening vindt in het ondersteunen van hun projecten.
We hebben iemand nodig die praktisch is aangelegd en een hands-on mentaliteit ten toon spreidt. Iemand die oog heeft voor orde en graag bijdraagt aan een proper, gezond en aangenaam kantoor.
Deze job zal sporadisch avond- en weekendwerk bevatten. Je werkt standaard 4 dagen op het AFS-kantoor in Mechelen (vlak over het centraal station van Mechelen) van 9.00u tot 17.00u. De vijfde dag kan je van thuis uit werken.

AFS Low Lands is een educatieve vrijwilligersorganisatie die deel uitmaakt van een wereldwijd AFS-netwerk dat jongeren en gezinnen via interculturele leerervaringen een open blik op de multiculturele samenleving en geglobaliseerde wereld biedt.
AFS wil alle mensen – ongeacht hun achtergrond, religie, financiële mogelijkheden of opleidingsniveau – de kans geven tot intercultureel leren en het opnemen van een rol als  actieve wereldburger.
AFS ontwikkelt hiervoor initiatieven binnen 4 domeinen: 1) boeiend vrijwilligerswerk, 2) internationale uitwisselingen, 3) educatieve diensten en producten en 4) advocacy.
In Vlaanderen en Nederland zetten meer dan 750 vrijwilligers (ondersteund door een professionele staf van in totaal 15 mensen) zich in om dit doel te bereiken.

Voorwaarden

  • Je bent flexibel waar het werken met vrijwilligers en programma-deelnemers dat vereist, ook als dit een sporadisch afwijken van je kernuren vereist.
  • Je gelooft dat in de huidige samenleving en wereld ‘ globalisering’ en ‘superdiversiteit’ zowel een uitdaging als een opportuniteit en meerwaarde zijn en wilt je bijdrage leveren om iedereen de kans te geven een actieve wereldburger te worden.
  • Deze job wordt deels geleid door seizoens-pieken die maken dat de mogelijkheden tot vakantie op bepaalde momenten beperkt zijn en in die periodes extra flexibiliteit vereist kan zijn.

Wij bieden

  • Een 100% job in een dynamische regionale en internationale werkomgeving (4/5de bespreekbaar).
  • Een gevarieerde job met veel kans tot eigenaarschap en verantwoordelijkheid.
  • De kans om in een internationale context zowel dichtbij (Benelux) als veraf (het hele internationale AFS netwerk) mee te werken aan een relevante missie.
  • Een rechtvaardige regeling inzake vakantie en overuren.
  • Een eerlijke verloning met volledige terugbetaling woonwerk-verkeer. Een contract van onbepaalde duur volgens barema A2 (PC 329.1), maaltijdcheques ter waarde van € 7/dag, maximaal eco-, cultuur en sportcheques, een groepsverzekering en een hospitalisatieverzekering.

Richt je CV en motivatiebrief uiterlijk op 14 juli 2022 aan Caroline Steyaert via [email protected]. De eerste selectieronde bestaat uit een online schriftelijke proef en (online) kort gesprek op 18 of 19 juli. Je hoeft hiervoor niet in België te zijn. Indiensttreding is voorzien asap.

AFS draagt gelijke kansen en diversiteit hoog in het vaandel. Competenties van mensen zijn doorslaggevend, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.

 

AFS vindt gelijke kansen en diversiteit erg belangrijk. De competenties van mensen zijn bepalend, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.

AFS is een vrijwilligersorganisatie die deel uitmaakt van een wereldwijd netwerk dat jongeren en gezinnen via interculturele leerervaringen een open blik op een multiculturele samenleving en geglobaliseerde wereld wil bieden. AFS wil alle mensen – ongeacht hun achtergrond, religie, financiële mogelijkheden of opleidingsniveau – de kans geven tot intercultureel leren en zichzelf ontwikkelen als actieve wereldburgers die bijdragen aan een rechtvaardige wereld. AFS ontwikkelt hiervoor initiatieven binnen 4 domeinen: boeiend vrijwilligerswerk, internationale uitwisselingen, educatieve diensten en producten en advocacy-projecten.