Als onze verantwoordelijke logistiek, administratie en IT-ondersteuning ben je een onmisbare schakel in de regionale en nationale werking van AFS.

Wij zijn op zoek naar een sociaal vaardig en extravert persoon die zowel zelfstandig als in groep kan werken. Iemand die probleemoplossend, gestructureerd en analytisch werkt en deadlines nauwgezet opvolgt en respecteert.

Als jij

  • kansen en uitdagingen ziet in plaats van het probleem,
  • doelgericht kan werken aan oplossingen,
  • geniet van het werken met vrijwilligers en voldoening vindt in het ondersteunen van hun projecten,
  • praktisch bent met een hands-on mentaliteit,
  • oog voor detail hebt en graag bijdraagt aan een schoon, gezond en prettig kantoor,

dan ben jij degene die wij zoeken!

Voor onze kantoren in Mechelen en Brussel je jouw collega’s aan te spreken op hun bijdrage aan een vlot draaiend kantoor. Je voorziet de collega’s van de juiste tools, sjablonen en ondersteuning voor de logistieke en administratieve kant van hun werk.

Deze functie omvat (in beperkte mate) avond- en weekendwerk.

Wat doe je zoal?

  • Logistiek: Je bent verantwoordelijk voor de logistieke kant van onze nationale en regionale evenementen. Je zoekt onder andere de geschikte locaties, regelt het vervoer, zorgt dat het materiaal tijdig ter plaatse geraakt, zorgt voor de kamerindeling.
  • Administratie: Je zorgt er voor dat de administratie van vrijwilligers en collega’s up to date is in ons database systeem (Globallink). Je beheert onkostenformulieren en zoekt voortdurend naar manieren om het administratieve luik van onze werking efficiënter te maken.
  • IT-ondersteuning: Je trekt rapporten en helpt collega’s om de IT-tools beter onder de knie te krijgen. Je beheert en waakt onze Google-suite en IT-infrastructuur.
  • Office management: Je zorgt dat kantoormateriaal voorradig is en hebt contact met leveranciers. Je staat in voor de verhuur van onze vergaderzalen en de voorbereiding er van.

Je bent:

  • In het bezit van een rijbewijs B;
  • In staat om te werken met de huidige Office- en Google-applicaties, zoals Excel en Google Spreadsheets;
  • Technisch ingesteld (kleine reparaties op kantoor kunnen uitvoeren);
  • Handig met kantoorapparatuur en technische apparaten;
  • Administratief accuraat en gestructureerd.

Jouw profiel:

  • Je hebt goede kennis van het Nederlands en het Frans, zowel schriftelijk als mondeling.
  • Je hebt goede kennis van het Engels, zowel schriftelijk als mondeling.
  • Je hebt minimaal een diploma secundair onderwijs op zak, bij voorkeur binnen de ICT, administratief of logistiek vakgebied.
  • Je toont sterke interesse in ICT en je hebt een basiskennis van software en IT-apparatuur.
  • Je hebt ervaring met planningtools en databases.
  • Je bent sterk zaakgericht, met heldere en doelgerichte communicatie.
  • Je bent sterk in datamanagement.
  • Je kan processen opstellen en opvolgen en kan een goede back-planning opstellen en uitrollen.
  • Je bent sterk in time management (je respecteert deadlines als geen ander).
  • Je weet het overzicht te bewaren en de doelstellingen te bewaken, in een snel veranderende, chaotische en creatieve realiteit.
  • Je blinkt uit in actief luisteren en omgaan met kritiek.
  • Je bent je bewust van cultuurverschillen in communicatie en relaties en je weet hoe je daarmee moet omgaan.

Pluspunten:

  • Ervaring binnen het werken met vrijwilligers;
  • Ervaring in office management;
  • Ervaring in het organiseren van evenementen.

Wij bieden:

  • Een job die zich 100% in een dynamische en internationale werkomgeving bevindt.
  • Een afwisselende baan met veel mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en verantwoordelijkheid.
  • De mogelijkheid om in een internationale context zowel dichtbij (België en Nederland) als ver weg (het hele internationale AFS-netwerk) bij te dragen aan de missie van AFS die vandaag relevanter is dan ooit.
  • Een professioneel team van collega’s in België en Nederland dat elkaar ondersteunt, versterkt en uitdaagt.
  • De mogelijkheid om internationaal te leren en deel uit te maken van een wereldwijd netwerk van collega’s.
  • Een creatieve vrijwilligersomgeving waar je het mogelijk maakt voor vrijwilligers om bij te leren en te groeien.
  • Regelmatig (in beperkte mate) avond- en weekendwerk.
  • Een flexibele werktijdregeling met een rechtvaardige regeling rond vakantiedagen en overuren. Je werkt 2 dagen op het kantoor in Mechelen, 2 dagen op het kantoor in Brussel en je mag één dag telewerken.
  • Een eerlijk salaris met een faire vergoeding voor thuiswerken en werkgerelateerde verplaatsingen.
  • Een contract van onbepaalde duur volgens barema PC 329.02, maaltijdcheques ter waarde van 8€/dag, en groepsverzekering.

Stuur je CV en motivatiebrief naar [email protected] t.a.v. Caroline Steyaert. Solliciteren kan tot en met 15 mei. De gesprekken vinden plaats midden-eind mei. Indiensttreding is zo snel als mogelijk.

AFS vindt gelijke kansen en diversiteit erg belangrijk. De competenties van mensen zijn bepalend, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.

AFS is een vrijwilligersorganisatie die deel uitmaakt van een wereldwijd netwerk dat jongeren en gezinnen via interculturele leerervaringen een open blik op een multiculturele samenleving en geglobaliseerde wereld wil bieden. AFS wil alle mensen – ongeacht hun achtergrond, religie, financiële mogelijkheden of opleidingsniveau – de kans geven tot intercultureel leren en zichzelf ontwikkelen als actieve wereldburgers die bijdragen aan een rechtvaardige wereld. AFS ontwikkelt hiervoor initiatieven binnen 4 domeinen: boeiend vrijwilligerswerk, internationale uitwisselingen, educatieve diensten en producten en advocacy-projecten.