Welkom bij AFS! Wereldgezin zijn is ongelooflijk boeiend, verrassend en leerrijk. De aanpassing aan de nieuwe situatie vraagt zowel van jou als van je gaststudent een inspanning. Je staat er echter niet alleen voor. AFS zorgt vóór en tijdens het verblijf van je gastzoon of -dochter voor de nodige ondersteuning.

Verblijfsvergunning / melding van aanwezigheid gaststudent

Onmiddellijk na aankomst ga je samen met de gaststudent naar de school waar hij/zij de lessen zal volgen. Je laat hier het schoolformulier invullen dat je van AFS zal ontvangen wanneer je je gaststudent gaat ophalen. Binnen de 8 kalenderdagen na aankomst in België van je gastzoon of -dochter ga je samen met hem/haar naar de vreemdelingendienst van je gemeente. Neem de volgende documenten mee:

  • Het ingevulde schoolformulier
  • Het attest van AFS Vlaanderen dat bevestigt dat je gaststudent in België verblijft
  • Pasfoto’s (aantal kan verschillen per gemeente)
  • Het internationaal paspoort met het visum van de gaststudent
  • Uittreksel geboorteregister van de gaststudent
  • Bewijs medische verzekering AFS

!Opgelet: Gaststudenten uit Wallonië moeten én mogen niet in Vlaanderen in een gemeente ingeschreven worden. Dit veroorzaakt problemen bij het zendgezin.

!Opgelet: Voor gaststudenten uit de Europese Unie dient er geen visum voorgelegd te worden. Studenten uit Bosnië, Bulgarije, Rusland, Servië, … hebben echter wel een visum aangevraagd. Voor EU-burgers is een melding van aanwezigheid voldoende, deze krijgen dan een attest in plaats van een vreemdelingenpasje.

Na een woonstcontrole van de wijkagent (enkele dagen/weken later) ontvangt je gaststudent de identiteitskaart voor vreemdelingen, het zogenaamde vreemdelingenpasje. Het moet geldig zijn voor de hele periode van het verblijf hier, d.w.z. tot en met 10 juli 2023 (voor schooljaar 2022-2023). Alle kosten verbonden aan de inschrijving in de gemeente en het vreemdelingenpasje worden gedragen door de gaststudent.

Laat je niet in de war brengen door de geldigheidsdata op het visum!
Deze bepaalt niet de duur die de deelnemer in België mag verblijven, maar wel de periode waarbinnen de gaststudent op een legale manier België kan binnenkomen. Achteraf vervangt het vreemdelingenpasje het visum: een gaststudent van wie het visum verlopen is, maar die wel een geldig vreemdelingenpasje heeft, is dus volkomen in orde. De einddatum op het vreemdelingenpasje is dus de datum tot wanneer de student legaal in België mag verblijven.

In sommige gemeentes kan het door een administratieve achterstand enkele maanden duren vooraleer het vreemdelingenpasje wordt afgeleverd. De student is dan echter nog steeds legaal in België, ook al vervalt het visum in die periode. Het is belangrijk om het bewijs van aanvraag goed te bewaren tot het vreemdelingenpasje is afgeleverd.

Heb je nog vragen of ondervind je moeilijkheden bij je gemeente, bel ons dan even op. Wij helpen je graag verder.

Kosten gaststudent

Het algemeen principe is dat je als gastgezin instaat voor de kosten verbonden aan kost en inwoon van de gaststudent. Alle andere kosten (vervoer, medische kosten of schoolkosten) zijn ten laste van AFS of van de gaststudent en zijn natuurlijke ouders. In sommige gevallen zal je als gastgezin een deel van deze kosten voorschieten. Dit wordt uiteraard door AFS of door je gastzoon of -dochter terugbetaald.

Belangrijk: je betaalt de rekeningen zelf en dient nadien het medische aangifteformulier in waarna AFS de gemaakte kosten terugbetaalt. Het is dus niet mogelijk om de rekeningen rechtstreeks door AFS te laten betalen. Bij sommige buitenlandse rekeningnummers is het ook niet mogelijk voor ons om een betaling uit te voeren. Bepaalde kosten regel je dus best zelf (bijv. in cash) eerst met de gastdeelnemer, zeker als je vlak voor vertrek zit.
Alle kosten moeten ten laatste op 15 juli 2023 ingediend worden bij het AFS-kantoor.

Welke kosten worden terugbetaald door AFS?

  • Officiële AFS-activiteiten: verplichte activiteiten die deel uitmaken van het uitwisselingsprogramma: de wekelijkse opvolgsessies Nederlands, het Sociaal Engagement, de post-aankomst-, mid- en eindoriëntatie en eventuele andere nationaal georganiseerde activiteiten. Deze activiteiten zijn gratis voor de gaststudenten.

Welke kosten zijn ten laste van de gaststudent/zendouders?

  • Kosten voor lokale AFS-activiteiten: deze activiteiten organiseert jullie AFS-comité. Sommige activiteiten zijn gratis voor de gaststudenten en voor sommige zal er een bijdrage worden gevraagd. Dit wordt vooraf in de uitnodiging vermeld. Eventuele terugbetalingen van kosten worden geregeld met het lokale comité.
  • Persoonlijke activiteiten en uitstappen.

Kosten Europese vrijwilliger

Het algemeen principe is dat u als gastgezin instaat voor de kosten verbonden aan kost en inwoon van de deelnemer. Dit betekent: een gezonde, hygiënische leefomgeving, en drie volwaardige maaltijden per dag. In sommige gevallen kan de jongere ’s middag een gratis warme maaltijd krijgen op zijn werkplaats. U hoeft dan uiteraard geen middagmaal meer te voorzien op werkdagen. Is dit niet het geval, dan vragen we u om een lunchpakket of maaltijdgeld te voorzien. Houd er rekening mee dat hij/zij niet altijd op hetzelfde moment als de familie zal eten, maar misschien wel zijn eigen potje zal koken. Ook hiervoor moet het nodige voedsel voorzien zijn. Andere kosten (vervoer, medische kosten, materiaalkosten) zijn ten laste van de jongere of AFS. In sommige gevallen zal u als gastgezin een deel van deze kosten voorschieten. Zij worden u dan uiteraard terugbetaald door AFS.

Gastfamilies van deelnemers van het European Solidarity Corps -programma zijn best op de
hoogte van de subsidieregeling. AFS krijgt als coördinerende gastorganisatie subsidies om het project van de vrijwilliger op een goede manier te laten verlopen en dit administratief voor te bereiden. Deze subsidies worden door AFS geïnvesteerd in internationaal en lokaal transport, zakgeld, taalondersteuning, de staf op kantoor, de contacten met de zend- en de gastorganisatie, de vrijwilligerswerking, de Global Competence Certificate en in activiteiten voor de deelnemers. Zo kunnen jongere, gezin en werkplaats op een adequate manier begeleid en ondersteund worden, en krijgen onze vrijwilligers de juiste middelen om ook in de toekomst geschikte gastfamilies te vinden.

Het is aangeraden dat het gastgezin, en niet de gaststudent, een bedrag voorschiet dat
achteraf terugbetaald wordt door AFS. De terugbetaling gebeurt binnen de maand aan het einde van de eerste of derde week van de maand. Merk ook op dat een terugbetaling niet mogelijk is buiten de SEPA-zone (Single Euro Payments Area). Hoe kan je de gemaakte kosten terugvorderen?

Er 2 formulieren voor de verschillende soorten kosten:

  • Formulier ‘Vervoersonkosten’ (zie
  • Formulier ‘Medische kosten’ (niet voor vrijwilligers van het Solidarity Corps
    of deelnemers met eigen medische verzekering!).

De jongere vult het betrokken formulier volledig in en voegt er de betalingsbewijzen van de gemaakte kosten aan toe. De jongere stuurt de formulieren samen met de betalingsbewijzen via mail naar [email protected]

Belangrijk!

  • Alle onkosten moeten bewezen worden door originele bewijzen.
  • Indien bepaalde kosten niet in aanmerking komen voor terugbetaling, zal de jongere hiervan op de hoogte worden gebracht.
  • Maak geen kosten indien u twijfelt of deze terugbetaald worden door AFS. Neem in dat geval eerst contact op met het AFS-kantoor.

Medische verzekering van de gaststudent

Bekijk het volledige plan hier
Untitled

Documenten voor terugbetaling

Wil je kosten indienen?

Maak gebruik van deze formulieren! Het is aangeraden dat het wereldgezin, en niet de gastdeelnemer, een bedrag voorschiet dat achteraf terugbetaald wordt door AFS. De terugbetaling gebeurt binnen vier tot vijf weken na het indienen van de kosten. Merk ook op dat een terugbetaling niet mogelijk is buiten de SEPA-zone (Single Euro Payments Area).

Medische kosten
School -en vervoerkosten

Medische kosten mogen opgestuurd worden naar het kantoor of per mail naar: [email protected]

Vervoers- en schoolkosten mogen opgestuurd worden naar het kantoor of per mail naar: [email protected]

Opgelet: de deadline voor het indienen van onkostenformulieren voor het schooljaar 2022-2023 is 15 juli 2023.

Reizen

Uitwisselingsstudenten reizen doorgaans graag, maar dat is niet de hoofdreden waarom ze aan een AFS-programma deelnemen. Het belangrijkste deel van de AFS-ervaring is het leven in je gezin en op school. Daarom zijn de volgende regels van kracht:

  • AFS moet enkel op de hoogte gebracht worden voor uitstappen waarbij de gaststudent één of meer nachten buiten België doorbrengt (en dit zonder gastgezin, Vlaamse organisatie of school). Voor daguitstappen en binnenlandse reizen is toestemming van AFS niet nodig.
  • Individuele reizen van de gaststudent (zonder gastgezin, Vlaamse organisatie of school – met minstens één overnachting) worden NIET toegestaan vóór de kerstvakantie (of paasvakantie voor jongeren die arriveren in januari). Wij geloven dat de eerste maanden van de AFS-ervaring cruciaal zijn voor de integratie in het gastgezin, op school en om een lokaal netwerk op te bouwen. In de praktijk wil dit ook zeggen dat er geen individuele reizen mogelijk zijn voor trimesterstudenten.
  • Reizen en daguitstappen zijn enkel toegelaten tijdens de vakanties, nooit tijdens de
    schooldagen (behalve voor schoolreizen) of tijdens nationale AFS-activiteiten (bijv.
    Mid- en Eindoriëntatie…). Onder ‘schooldag’ verstaan we een dag waarop de hele klas op school verwacht wordt, zowel tijdens het jaar als in de examenperiode.

Tijdens het verblijf in België is AFS Vlaanderen juridisch verantwoordelijk voor de gaststudent. Daarom is het belangrijk dat we, indien het gaat over een individuele reis,steeds weten waar een gaststudent zich bevindt in het buitenland.

Gastgezinbeurs

Wil je graag gastgezin worden, maar houdt het financiële plaatje je tegen? Of word je als gastgezin tijdens het AFS-programma getroffen door tijdelijke werkloosheid of ontslag omwille van Covid19?
In elk van deze twee gevallen voorziet AFS een tegemoetkoming in de vorm van een maandelijkse Colruyt voucher t.w.v. €50.

Formulier beursaanvraag gastgezin 2022 . Voeg een attest van gezinssamenstelling en je laatste aanslagbiljet toe te voegen. Dit alles mail je naar [email protected] Binnen de 14 dagen laten wij je weten of je in aanmerking komt voor de financiële tegemoetkoming.

De voucher wordt je elke maand digitaal opgestuurd. Je kan ermee betalen door hem op je smartphone te laten scannen aan de kassa. De voucher is 13 maanden geldig en kan gebruikt worden in alle Colruyt-filialen, dus ook in Okay Bio-Planet en Dreamland.

Tips om jouw gaststudent beter te leren kennen

Klik hier