Dossier
Misschien ben je er net mee begonnen, druk mee bezig, of heb je ze allemaal al ingediend! Maar de eerste stap is altijd de to do’s in orde brengen. Wat houden de to do’s in? Dat hangt af van je programma en bestemming. Wat wel belangrijk is, is dat deze liefst binnen de 4 weken ingediend worden. Enkele belangrijke zaken om hier te onthouden:
- indien jouw bestemming een paspoort vereist, vraag je dat best ineens aan
- stel jezelf voor: antwoord hier heel uitgebreid op, en steeds in het Engels. Deze vragen zijn belangrijk voor het matchen met een gastgezin.
- Foto’s: upload vooral leuke foto’s van jezelf, met je familie, vrienden, op vakantie of school, terwijl je een hobby uitoefent… denk eraan dat zowel medewerkers, vrijwilligers en potentiële gastgezinnen jouw foto’s kunnen zien. Toon hen je leefwereld, maar zorg er voor dat er geen foto’s tussen zitten met filters, obscene gebaren en alcohol (dit is in sommige landen echt een taboe). Zorg ook zeker dat het jouw foto’s zijn, en geen generieke foto’s van het internet.
- Formulieren: opletten dat ze overal én volledig ingevuld zijn en dat handtekeningen, en stempel niet ontbreken anders moeten we ze weigeren en zal je er nogmaals mee moeten langsgaan bij school of huisarts. Extra aandacht voor:
- medische documenten: alle vaccinaties moeten ingevuld worden op de voorziene pagina’s
- schooldocumenten: alle vakken en punten moeten ingevuld worden op de voorziene pagina’s
- we krijgen vaak extra documenten (vaccinet, rapporten met vakken en punten op) → die kunnen we niet accepteren! De enige extra bijlages zijn eventueel een extra statement van je leerkrachten, of een extra bijlage bij een bepaalde medische conditie. Deze moeten ook steeds in het Engels zijn.
Huisbezoek*
Indien er nog geen vrijwilliger bij jou is langs geweest, zal er nog een huisbezoek moeten plaatsvinden. Zodra je enkele van jouw to do’s in orde hebt gebracht, sturen we onze vrijwilligers op pad om bij jou een bezoekje te brengen. Pas wanneer dit bezoek is geweest, kunnen we jouw dossier bezorgen aan onze partner. De lokale vrijwilligers zullen binnenkort contact met je opnemen!
Screening door gastland
Dankjewel voor je harde werk en het in orde brengen van jouw to do’s. Nu is het aan ons. Wij bezorgen jouw dossier aan onze partner in jouw (toekomstig) gastland. Voordat ze jouw dossier formeel aanvaarden, geven ze vaak ook nog wat feedback of vragen ze verduidelijking bij bepaalde zaken. Sommige partners vragen ook extra documenten op. Het kan zeker zijn dat je enkele weken niets hoort van ons ivm je dossier. Dit komt omdat we dan nog wachten op meer informatie van je gastland.
Exploratieweekend*
(enkel verplicht voor studenten op school-, combinatie- en universiteitsprogramma, en gap year deelnemers aan een folk college)
In februari vindt het eerste voorbereidingsweekend plaats. Je gaat samen met de andere studenten uit jouw regio op weekend. Je ontvangt een aparte email met een save the date in november (of zodra je ingeschreven bent, als dit later dan november is). In december (of na inschrijving) zal je de uitnodiging voor het weekend ontvangen, met de bevestiging van de datum en locatie in. Het comité stuurt je daarnaast ook nog een mail, waarin staat wat je allemaal moet meenemen, enkele dagen/weken voor het weekend plaatsvindt. Tijdens dit weekend leer je kennismaken met AFS, waar AFS voor staat, hoe een uitwisseling er uit ziet, hoe je schoolafspraken maakt, en krijg je al een eerste dosis mee over vooroordelen, verwachtingen en intercultureel leren.
Jongeren die op een programma in de winter vertrekken, volgen één voorbereidingsweekend in november.
AFSeffectdag*
(enkel verplicht voor studenten op school-, combinatie- en universiteitsprogramma, en gap year deelnemers aan een folk college)
Op 4 mei is het de nationale AFSeffectdag. Elke AFS-deelnemer in Vlaanderen zal op die dag actief mee helpen om het AFSeffect te spreiden. Wat houdt dat juist in? We gaan lokaal, samen met AFS-vrijwilligers uit jouw comité, op zoek naar een manier om de AFS missie uit te dragen, nog voor je op uitwisseling vertrekt. Je vertrekt naar het buitenland voor een onvergetelijke ervaring waar intercultureel leren en impact creëren centraal staan. Maar ook in je eigen leefomgeving, in je eigen achtertuin, zijn organisaties die impact creëren en hun uiterste best doen om op lokaal niveau iets te betekenen. AFS wil daarom de brug maken en je deze initiatieven laten ontdekken. Ontmoeting en impact staan centraal op deze dag!
Expeditieweekend*
(enkel verplicht voor studenten op school-, combinatie- en universiteitsprogramma, en gap year deelnemers aan een folk college)
Jouw tweede voorbereidingsweekend vindt plaats in april. Tijdens dit tweede weekend word je meer concreet voorbereid op je uitwisseling, en wordt er stilgestaan bij thema’s zoals integratie, gastgezin en afscheid nemen. De uitnodiging voor dit weekend volgt in de loop van maart.
GCC & SLJ
GCC staat voor Global Competence Certificate. Dit is het online voorbereidingstraject dat je doorloopt indien je een 18+ programma volgt (universiteit, folk college, vrijwilligerswerk, stage,…).
SLJ staat voor Student Learning Journey, het online voorbereidingstraject dat je volgt wanneer je een schoolprogramma (middelbaar) volgt.
Enkele weken voor jouw vertrek ontvang je de uitnodiging voor het voor jou relevante programma, en kan je starten aan jouw online voorbereiding.
Contract
Deze stap kan al voor de voorbereidingsweekends vallen, of er tussen, of er na. Nadat onze AFS partner jouw dossier heeft kunnen nalezen en beoordelen, krijg je van ons een contract toegestuurd. Pas na de ondertekening van jouw contract, is jouw inschrijving definitief. Lees dit contract grondig na, er staat veel informatie in die belangrijk is voor jouw uitwisseling. Je contract wordt digitaal opgestuurd en kan je ook digitaal tekenen. In je contract kan je ook alles nalezen over de betaling van het programma en de optionele annuleringsdekking die je kan nemen.
Let wel: het is niet mogelijk om aanpassingen te doen aan het contract. Het legal team van AFS International heeft een contract opgesteld dat elke AFS deelnemer ondertekent. Jij tekent dus hetzelfde contract als een deelnemer die van Argentinië naar Italië op uitwisseling gaat. Zo garanderen we dat iedereen dezelfde rechten en zorgen krijgt. Staat er toch iets in het contract dat foutief is volgens jou, neem dan gerust even contact op zodat we dit kunnen uitklaren.
Betaling
Zodra het contract ondertekend is, moet de eerste betaling voldaan worden. De betaling gebeurt in twee schijven: de eerste schijf betaal je ten laatste twee weken na het ondertekenen van het contract. De tweede schijf moet betaald worden ten laatste op 1 mei. Indien het moeilijker voor je is om dit in twee schijven te betalen, contacteer ons dan via [email protected]. We kijken graag samen met jou naar je persoonlijke situatie, om zo een persoonlijk betalingsplan op te stellen.
Heb je een beurs aangevraagd? Dan weet je de inhoud van de beurs ook voor je moet betalen. Je beurs wordt automatisch mee in je contract verwerkt.
Let op: soms krijg je pas net voor 1 mei of na 1 mei jouw contract. Ook dan staat de tweede betaaldatum vast op 1 mei. In dit geval vragen we gewoon om de betaling zo snel mogelijk volledig in orde te brengen.
Gastgezin**
Vanaf april komen de eerste matches voor gastgezinnen binnen. Dit betekent echter niet dat je in april al jouw gastgezin zal krijgen! Matching loopt door van april tot enkele dagen voor vertrek. In het geval dat je twee weken voor vertrek nog geen gastgezin hebt, zullen we je contacteren en de volgende stappen met jou doorlopen. Tot dan wacht je best gewoon af, het nieuws van je gastgezin kan elke dag binnenkomen! Soms is de match ook al gemaakt, maar moet jouw gastgezin nog een dossier aanmaken bij AFS. Er is steeds wel wat administratie voor nodig. Je kan geen voorkeur doorgeven qua gastgezin, maar vertrouw er wel op dat de vrijwilligers in jouw gastland hun aller best doen om een goede match voor jou te vinden!
Visuminformatie
Elke deelnemer krijgt informatie over het aanvragen van een visum, en/of andere documenten die je nodig hebt om naar je gastland te kunnen reizen. Deze informatie wordt niet gestuurd op basis van vertrekdatum, maar wel op basis van de duurtijd voor het aanvragen van een visum. In landen als Canada en Argentinië heb je bijvoorbeeld veel meer tijd nodig om alles administratief in orde te krijgen dan bijvoorbeeld in de meeste Europese bestemmingen. Sommigen krijgen deze informatie dus al in mei, anderen pas in augustus. In alle gevallen zijn de data die vermeld staan op deze ‘officiële papieren’, niet altijd gelijk aan jouw effectieve vertrekdatum. Die blijft onderhevig aan wijzigingen (bv. beschikbare vluchten).
Reisinformatie***
De reisinformatie zal ongeveer twee/drie weken voor vertrek uitgestuurd worden. We raden het sowieso af om extra bagage mee te nemen, 1 koffer van 20 kg en 1 rugzak van max 12 kg zijn voor duizenden studenten per jaar voldoende om een trimester, semester of jaar in het buitenland te vertoeven. Extra bagage zorgt steeds voor extra lasten, zeker wanneer vluchten geannuleerd worden, vertraging oplopen, of wanneer je nog met een binnenlandse vlucht/bus/trein tot je eindbestemming verder reist. Daar wordt niet gerekend op extra bagage. Wil je toch extra bagage, dan boek je dit zelf rechtstreeks bij de luchtvaartmaatschappij. Je bent hier zelf verantwoordelijk voor.
Indien je binnen Europa op uitwisseling gaat, kan het ook zijn dat je per trein of bus reist.
Je zal samen met de andere AFS studenten vanuit België of Nederland vertrekken naar je gastland. Uiteraard kan het alsnog zijn dat je alleen reist, in het geval dat je de enige Belgische of Nederlandse student bent, of als je door omstandigheden later vertrekt (visumproblemen of als er niet tijdig een gastgezin gevonden werd). Dit laatste gebeurt zelden, maar het kan wel.
Een overzicht van de (voorlopige) vertrekdata kan je hier vinden.
Afscheid
Wanneer je al deze informatie ontvangen hebt, alle weekends en voorbereidingsmomenten gedaan hebt, is het tijd voor jouw afscheidsfeestje! Nodig al je vrienden en familieleden uit, maak er een groot feestje van, en geniet nog van je laatste dagen hier.
Aankomstinformatie
Bij aankomst in jouw gastland, zal je opgewacht worden door de vrijwilligers van dat land. Zij verwelkomen je, en zorgen ervoor dat je ofwel (in groep) doorreist naar jouw chapter (regio), ofwel naar het aankomstweekend. Dit ziet er in elk land anders uit. We proberen je steeds op voorhand te informeren over hoe de aankomst juist verloopt, maar soms hebben wij die informatie ook niet. Deze info komt vaak ook redelijk laat, pas enkele dagen voor vertrek. Het kan zijn dat je een aantal uren op de luchthaven moet wachten op de aankomst van andere vluchten, voor je verder reist. De vrijwilligers blijven steeds bij je.
We vragen hier om vertrouwen te hebben in de organisatie. Je wordt ALTIJD opgevangen door vrijwilligers of staf in je gastland, en zij dragen steeds heel goed zorg voor alle studenten, net zoals wij dat ook in België en Nederland doen voor onze gaststudenten.
Tijdens je uitwisseling zal je ook nog enkele contactmomenten hebben met AFS. Afhankelijk van je programma, zal je één, twee of drie AFS-weekends krijgen. Deelnemers op een universiteitsprogramma hebben niet altijd een weekend, maar krijgen zeker ook wel in-person contactmomenten met andere deelnemers. Bij vrijwilligerswerk en stages is dit geheel afhankelijk van het type project, het land en de totale duurtijd van je uitwisseling.
* Dit is niet van toepassing indien je vrijwilligerswerk zal doen of stage zal lopen
** Afhankelijk van jouw gekozen programma (universiteit, folk college, vrijwilligerswerk en stage hebben niet altijd een gastgezin)
*** Bij sommige programma’s ben je zelf verantwoordelijk voor je reis naar je bestemming: folk college, vrijwilligerswerk, stage